蒐集、處理個人資料之合法目的
公務機關和非公務機關要蒐集個人資料，必須符合法律所允許的蒐集目的；且後續的利用，原則上要符合原始的原始蒐集目的。
關於蒐集、處理個人資料的要件，依蒐集處理者的不同，而有不同的規定，以下將說明公務機關與非公務機關蒐集處理個人資料所應具備的要件。
公務機關蒐集、處理個人資料的要件
《個資法》第 15 條規定：
公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第 6 條第 1 項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：
1. 執行法定職務必要範圍內。
2. 經當事人同意。
3. 對當事人權益無侵害。
公務機關對個人資料之蒐集或處理之要件
由法條規定得知，公務機關要蒐集或處理個人資料，必須具備兩個要件：
（一）要有特定目的
有關特定目的之項目，《個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別》有詳細規定，如戶政機關為「戶政」目的而蒐集人民的戶籍資料（劉佐國、李世德，2015，頁72）。
（二）屬於以下三種情況之一
1. 執行法定職務必要範圍內
指於下列法規中所定公務機關之職務：
1. 法律、法律授權之命令。
2. 自治條例。
3. 法律或自治條例授權之自治規則。
4. 法律或中央法規授權之委辦規則。
至於「必要性」，學者許文義（2001，頁234-235）認為應符合「比例原則」，並且在具體個案中予以判斷。舉例而言，稅捐機關依法規所定的職務，在必要範圍內，可蒐集處理納稅義務人申報的所得資料（劉佐國、李世德，2015，頁73）。
2. 經當事人同意
3. 沒有侵害當事人的權益
公務機關對個人資料之利用，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。
非公務機關蒐集、處理個人資料的要件
根據《個資法》第 19 條第 1 項規定，非公務機關要蒐集或處理一般個人資料，必須具備兩個要件：
非公務機關對個人資料之蒐集或處理之要件
（一）需有特定目的
有關特定目的之項目，《個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別》有詳細規定，例如研究者為學術目的而蒐集處理個人資料。
（二）需屬於以下七種情況之一
- 法律明文規定
- 與當事人有契約或類似契約之關係，且已採取適當安全措施
- 非公務機關與當事人間於契約成立前，為準備或商議訂立契約或為交易之目的，所進行之接觸或磋商行為。
- 契約因無效、撤銷、解除、終止而消滅或履行完成時，非公務機關與當事人為行使權利、履行義務，或確保個人資料完整性之目的所為之連繫行為。
- 當事人自行公開或其他已合法公開之個人資料
- 學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要，且資料經過提供者處理後或蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人
- 經當事人同意
- 增進公共利益所必要
- 個人資料取自於一般可得之來源，並且個人對該資料沒有更值得保護之重大利益者
- 沒有侵害當事人權益
所謂「法律」，根據《個資法施行細則》第 9 條，指法律或法律具體明確授權之法規命令。
所謂「契約關係」，《個資法施行細則》第 27 條第 1 項規定：「包括本約，及非公務機關與當事人間為履行該契約，所涉及必要第三人之接觸、磋商或聯繫行為及給付或向其為給付之行為。」
例如公司（雇主）與員工（受僱人）間，公司因為僱傭契約而蒐集處理員工的個人資料（劉佐國、李世德，2015，頁89）。
至於「類似契約之關係」，《個資法施行細則》第 27 條第 2 項，指下列情形之一者：
舉例而言，人民向銀行申請貸款，銀行在貸款契約發生效力之前，會先查核貸款人的個人資料，即是基於類似契約的關係所為的行為（劉佐國、李世德，2015，頁89）。
所謂「當事人自行公開」，依照《個資法施行細則》第 13 條第 1 項，「指當事人自行對不特定人或特定多數人揭露其個人資料」。至於「已合法公開之個人資料」，同條第 2 項規定，「指依法律或法律具體明確授權之法規命令所公示、公告或以其他合法方式公開之個人資料。」
例如，研究生為了研究要做個案訪談或問卷，蒐集個案的資料，原則上必須先清楚告知受訪談者和填寫問卷者此研究的目的等事項後，獲得當事人的同意，才能開始蒐集個資。需注意的是，研究生個人無法主張上面第4種的「學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要」，因為研究生個人並非「學術研究機構」，且研究未必是「基於公共利益」「而有必要」。所以，一般還是必須依照第 5 種，取得當事人同意。
新聞業者從事新聞報導時，有時必須蒐集處理利用個人資料。只要該新聞事件與公共利益、政府官員有關，報導該新聞是為了促進公共利益所必要，新聞業者就可以蒐集處理利用個資。
例如，番茄日報蒐集販賣黑心油商人的個人資料，是基於新聞報導的特定目的，並且是為告知消費大眾有關黑心油的資訊，此與公共利益有關，這樣的蒐集個人資料是被允許的。
所謂「一般可得之來源」，根據《個資法施行細則》第28條，是指透過大眾傳播、網際網路、新聞、雜誌、政府公報及其他一般人可得知悉或接觸而取得個人資料之管道。